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管理問題,其實是溝通問題
管理問題,其實是溝通問題
【作者/來自】網站管理員 【發表時間】2018-4-13 【點擊次數】264

一切管理問題就是溝通問題。

如何好好說話真是一門藝術,因為信息總有衰減,需要編碼到解碼。不能正確理解戰略意圖,管理者對員工有看法;不能恰當關注情緒和心態,員工對管理者就會有抱怨。

這里有一個好方法:建立“動態同理心”。能夠感知同事的感受和想法,以及想出在一個快速變化的環境里如何應對這些感受的方式,才能快速解決問題以及實現同心同力。

它的目標不是要預測人們的所思所求,或者將來會發生什么,而是在眾多的可能性中思考,做到隨機應變,同時仍感覺自己是有備而來。

“動態同理心”不是簡單地理解發生在別人身上的事情,而是針對這些事情做些或是說些什么。讀大學期間,麥琪・梁曾做過一份工作,對她來說簡直是一場噩夢。

她當時在一家汽車服裝租賃店工作,這家店常常會采取超額預定的措施,而她每天的工作常常是面對這些沒有租到服裝而盛怒的車隊,跟他們說他們是運氣不好。“所以我就想我可以利用這個機會去學習——試著摸清每種人的特點,然后盡快地平息他們的怒氣。因為他們無論怎樣都是會生氣的。”

這種意識培養了她日后職業素養里非常關鍵的一種能力,助她今天成為NerdWallet的內容副總裁,管理著全美100余名作家和編輯。她運用察言觀色的能力,發現身邊的人需要什么才能實現成功,以及如何有建設性地解決工作中出現的種種狀況。

梁把這種能力稱為“動態同理心”——指的是你能快速地感知同事的感受和想法,以及想出在一個快速變化的環境里如何應對同事的這些感受。這種能力不是天生的,可以通過后天學習。在摸索學習這種能力的過程中,梁仔細地記下了許多組問題,這些問題讓她得以應對工作中出現的最棘手的情況。

它們尤其適用于人員管理或者跨團隊合作這些領域。讓你學會如何擁有動態同理心、快速解決問題以及實現同心同力。

這就是,把“考慮別人的動機”變成自己的一個管理習慣。“當我理解并能清楚地表達出他人之需時,我就可以更大方地說‘你的需求我可以理解。那下面是我的需求’。這種對話才是平等,可行的,好過你說‘我要求你要給我這些’。”梁如此說道。

建立動態同理心的目標不是要預測人們的所思所求,或者將來會發生什么,而是在眾多的可能性中思考,這樣你就既可以繼續隨機應變,同時仍感覺自己是有備而來。

它不是簡單地理解發生在別人身上的事情,而是針對這些事情做些或說些什么。這能成為你前進的助力。

以下就是梁找到的建立持續信任的最有效的溝通策略。

正視問題,消除顧慮

如果你想要一對一地展開問題的討論,那就不要有所掩飾。如果你發覺有人猶豫不決,不知道要不要迎接挑戰,那你就應該正視這個問題了。你應該直接說:“嗨,你可以跟我談談,這不會影響你的表現評分。”當員工發現你在采用這種方式建立人際關系的時候,你就可以建立信任了。

提出具體的、開放性的問題

通常與員工談話時,管理者得到的都是一些膚淺的回答。“你過得怎么樣?”得到回答都是“我過得很好”。這時候,你要讓對方稍微主導一下談話,看看他們是否能夠直指問題的核心。如果不能,那你要引導一下。比如,你可以問:“比這件事難度更大的是什么?”

這種方法能幫你在與不同的人交談時識別其中的模式,幫你提前察覺危險信號。在不同的場景、工作和公司中,這個問題都適用。而且它沒有指責意味。

我們的目的是讓對方覺得自己的情緒是正常的——而不是去指責。如果你問“你是不是很焦慮?”,就好像在逼迫別人承認,這會讓別人覺得尷尬。你可以換種說法,比如:

“我知道你現在同時有許多工作要處理。如果我是你,我可能會有點焦慮。”

“你的團隊現在壓力很大,大家都怎么處理的?每個人對壓力的反應不一樣。”

“我不確定你什么感受,但是要我說的話,我覺得……”

只要你給了別人糾正你、坦誠交談的空間,即使你說錯了也沒關系。

你應該迅速找到問題的核心,同時又要顯得通情達理。如果問題得當,你可以很快就跳過閑聊部分。因此,問題要具體,同時尋求的回答又要顯示開放性。

在和別人一對一交談時還可以直接問“我能幫上忙嗎?”如果員工認為管理者真的關心并且想要幫忙,他們就會產生信任,并愿意全力以赴。

帶著弱點領導團隊

然而,在任何人際關系中,真正的坦誠很少是單向的。所以對于那些向你匯報工作的人,不要只是審視他們的工作是否到位,你要向他們吐露自己的缺點。

交談不要用太空泛的術語或者詞匯,而是要用他們能夠聯想得到的或者在你身上學到的例子。坦誠地講出你感到吃力、需要幫助的事,對管理者或者任何人都大有裨益。

作為管理者,不論你有沒有意識到,團隊成員其實時時刻刻都在給你打分。理想情況下,你應該清楚自己的表現如何,存在哪些可以改進空間。

主動確認內容

明白坐在你對面的人從哪里來,只是這個過程的一部分——你還要讓他們知道你理解他們。達成這個目標可能就像確認聽到的內容一樣簡單。

在對話的整個過程中,要對聽到的內容進行不斷回顧或者重新解讀,亦或不斷鞏固。也就是說要傳遞這樣的信號:“我”正在聆聽,“我想確保我正確地理解聽到的內容”。

這個簡單的技巧益處多多:你可以厘清所有你存在誤解的地方,當然也會促進話題推進。此外,這個行為還能創造共鳴。

如果你很在乎這次談話,你就會主動去確認對方的說法,說明你真的在努力了解他人。如果不是這樣,你就會淪為那種問“你好嗎”的人,結果不言自明。

尋找模式

你可以反復問同樣的問題,但是要聰明地問。除了要讓對話有意義,這項練習的一個目標就是識別出其中的模式。“如果我聽到兩三個人都在說一件事很難,我就會想找原因,”梁說,“可能是過程有問題,或者我們對員工要求過高。我可能會記錄下來,然后進行后續跟進。之后我會再回到這個問題上或者派人去做。大家都不希望有人要求你投入努力,然后又忽視它。”

問無止境

最后,記住,它并不是“一次成功,高枕無憂”,而是一種思維模式,一種新的管理和合作方式。即使你已經能夠看透他人,你還是要不斷分析這些問題。畢竟,人會改變,你在努力弄清楚的動機也會改變。

一些人原來可能是為了得到職業發展而加入公司,但現在他們有了孩子,可能就會尋求一種更加平衡的生活-工作方式。公司需求和個人需求總有不在同一個圓內的情況,圓圈中的內容可能也會變。但只要這兩個圓圈的重疊部分變大,那么即使發生改變也沒有什么大礙。你只有不斷問問題才能知道重疊部分的變化。

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